Schlankes Projektmanagement: JIRA im Überblick.

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Projektmanagement mit JIRA

Seit 2001 begleiten wir Unternehmen bei der Weiterentwicklung des Projektmanagements. Immer wieder stellen unsere Kunden in diesem Zusammenhang die Frage nach „der richtigen Projektmanagement Software“. Es ist unbestritten, dass Tools alleine keine Organisationsprobleme lösen können. Aber definitiv können gute PM Tools die Zusammenarbeit in Projekten wesentlich erleichtern. Mehr noch: Richtig eingesetzt kann moderne IT Technologie Organisationsentwicklungsprozesse unterstützen, da Transparenz und dadurch ein Mehr an Verbindlichkeit geschaffen wird.

Schlankes Projektmanagement

Die Formel eines schlanken und wirkungsvollen Projektmanagement-Ansatzes lautet für uns: „Was? Wer? Bis wann?“ Dieser Ansatz mag trivial klingen, aber am Ende geht es in Projekten darum, dass Aufgaben zeit- und sachgerecht von Menschen erledigt werden. Nicht mehr, aber auch nicht weniger. In der Konzentration der Projektbeteiligten auf die nächsten und wichtigen Projektaufgaben liegt eine große Chance, Projekte wesentlich schlanker und dezentraler zu organisieren.

Aufgabentransparenz mit JIRA

Bei Hagen Management setzen wir vor allem folgende Tools zum Management von Projekten ein:

  • JIRA: Aufgaben, Termine, Prioritäten, Verantwortlichkeiten, Wochenplanung
  • Confluence Wiki: Multi-PM, vollständige Projektdokumentation, Kommunikation
  • diverse Tools: Mindjet, Merlin, MS Office

An dieser Stelle möchten wir Ihnen einen kleinen Einblick in das Aufgaben-Tool JIRA geben – anhand einer Übersetzungstabelle der wichtigsten JIRA Funktionalitäten.

 

JIRA Begriff
Projektmanagement
Screenshots
Vorgang (engl. Issue) Ein Vorgang ist eine (Projekt)Aufgabe, die erledigt werden muss. Bildschirmfoto-2015-01-12-um-10.25.58-300x151
Version Versionen markieren in JIRA die wesentlichen Projektphase, die jeweils durch einen Meilenstein abgeschlossen werden. Dadurch erhält ein Projekt eine klare Terminstruktur. image2015-1-12-104127-300x155
Komponente (engl. Component) Komponenten können größere Teilaufgaben (z.B. Gewerke) in Projekten sein. In der Regel bilden wir hiermit aber die involvierten Abteilungen und Organisationseinheiten ab. Pro Komponente kann es eine Komponentenleitung geben, der somit Aufgaben zugewiesen werden können. Bildschirmfoto-2015-01-12-um-11.07.08-300x137
Arbeitsablauf (engl. Workflow) Ein Arbeitsablauf beinhaltet die verschiedenen Status, die ein Vorgang einnehmen kann. Dazwischen befinden sich Übergänge die zu den verschiedenen Status führen. Mit JIRA können Workflows sehr einfach definiert und angepasst werden.  Bildschirmfoto-2015-01-12-um-10.42.32-300x178
Rollen Das Berechtigungskonzept in JIRA orientiert sich an Rollen, die spezifisch bearbeitet werden können.  Bildschirmfoto-2015-01-12-um-10.43.32-300x133
Status Status einer Aufgabe (bspw.: Offen, Geschlossen, In Bearbeitung). Damit wird Transparenz und Überblick geschaffen, welche Aufgaben gerade „in der Pipeline“ sind und was noch offen ist. Siehe Arbeitsablauf.
Lösung (engl. Resolution) Hier wird der Lösungsweg einer Aufgabe angegeben. Das kann beispielsweise erledigt, hinfällig oder dupliziert (falls ein Vorgang zwei- oder mehrmals angelegt wurde) sein.  Bildschirmfoto-2015-01-12-um-10.45.55-300x108
Sub-Task Eine Unteraufgabe. Vorgänge können weiter herunter gebrochen werden, um kleinere Teilaufgaben zum Zweck der Übersicht zu erstellen. Siehe Vorgangstypen.
Vorgangstyp (engl. Issue Type) Der Vorgangstyp gibt an, ob eine Aufgabe einfach eine Aufgabe ist oder etwa eine Verbesserung einer Präsentation darstellt. Vorgangstypen sind benutzerdefinierbar. Bildschirmfoto-2015-01-12-um-10.45.15-260x300
Filter Gespeicherte Filter können in einem Dashboard verwendet werden und reduzieren die Vorgänge auf das gewünschte Suchergebnis. image2015-1-12-112810-300x158
Startseite (engl. Dashboards) Die Startseite ist sozusagen das Cockpit eines Benutzers. Hier erhält der Benutzer eine Übersicht über die eigenen (oder auch andere) Vorgänge, Projekte, Sprints oder Komponenten.  image2015-1-12-112517-300x142
Gadget Gadgets sind die einzelnen Bestandteile einer Startseite und besitzen verschiedene Funktionen. Siehe Startseite.

Atlassian bietet sehr gute Tutorials zum Einstieg in JIRA sowie ein tolles Video für einen ersten Einblick an. JIRA hat seinen Ursprung in der Software-Entwicklung, kann aber für jegliche Art von nicht-technischen Projekten verwendet werden, und hilft dabei, Organisationen auf die Zusammenarbeit der Zukunft vorzubereiten und gleichzeitig die Produktivität zu steigern.

Fazit

Mit JIRA können Sie Transparenz ins Unternehmen bringen, was durch wen bis wann erledigt werden muss. Darauf kommt es in Projekten (aber auch anderswo) an, um eine Kultur der Selbstverantwortung, der Verbindlichkeit und des kontinuierlichen Lernens zu etablieren.

Zugegebenermaßen greift JIRA damit die Essenz in Unternehmen an, nämlich die Aufgaben, die erledigt werden müssen. Entsprechend wichtig ist es, die Einführung gut vorzubereiten, zu kommunizieren und mit entsprechenden Schulungen zu begleiten. Wir sind aber davon überzeugt: Mit modernen Software Tools wie JIRA können Unternehmen die Informations- und Aufgabenflut wesentlich effizienter und pragmatischer bewältigen.

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