Effiziente Sitzungsmoderation mittels MindMapping

By 30. Oktober 2010Projektmanagement
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MindMapping ist eine Arbeits- und Kreativitätsmethode, die in vielen Bereichen sinnvoll eingesetzt werden kann.

Ursprünglich wurde MindMapping mit Papier und Filzstiften gemacht. Seit einigen Jahren sind aber elektronische MindMapping Tools immer mehr auf dem Vormarsch.

In unserem Unternehmen wird die (softwaregestützte) MindMapping Methode („Business Mapping„) praktisch täglich eingesetzt. Ein besonders intensiver Anwendungsfall ist die Sitzungsmoderation. Eines vorweg: Natürlich eignen sich nicht alle Meetings oder Workshops, um mittels MindMapping moderiert zu werden. Allerdings gibt es diverse Sitzungen oder Sitzungssequenzen, bei denen MindMapping überaus produktivitätssteigernd eingesetzt werden kann.

Wie gehen Sie konkret vor, wenn Sie MindMapping als Moderationsmethode einsetzen möchten?

  1. Vorbereitung: Festlegung der Agenda und der Sitzungsziele; Definition des Teilnehmerkreises; ggf. Abstimmung der Agenda mit den Teilnehmer/innen; versenden der Agenda und ggf. ergänzender Informationen; Vorbereitung eines MindMaps, welches die Agendapunkte 1:1 enthält; Vorbereitung des Meeting-Raumes (Beamer, ggf. Getränke, Obst, ausreichend Stühle…)
  2. Moderation: Vorstellung der Agenda; Besprechung der einzelnen Agendapunkte; lückenlose (!) Dokumentation aller Wortmeldungen (inhaltlich); ggf. Herausheben einzelner Punkte bzw. ergänzende Grafiken; IMMER am Ende des Meetings: Nächste Schritte (Was? Wer? Wann?)
  3. Nachbearbeitung: ggf. unmittelbar nach der Sitzung –> MindMap als PDF verschicken; bei Bedarf zusätzlich ein kurzes Ergebnisprotokoll;

Auf diese Art und Weise können Sitzungen – z.B. Projektcontrollingmeetings – überaus effizient und mit knappen Zeitbudgets durchgeführt werden. Einer der größten Vorteile ist zudem, dass die diskutierten Punkte beinahe lückenlos dokumentiert sind.

Zugegebenermaßen erfordert die Methode etwas Übung. Aus unserer Sicht ist sie aber ein echter „Produktivitäts-Champion“ für Besprechungen, Meetings, Workshops und auch für einzelne Sequenzen in Seminaren, Trainings etc.

Hier eine kurze Demonstration:

PS: Natürlich lautet unsere Domain mittlerweile anders als im Video angegeben: www.hgn.io

Join the discussion 2 Comments

  • Boris Bäsler sagt:

    Ich habe auch die Erfahrung gemacht, dass sich Mindmapping nicht nur gut zur Protokollierung sondern auch zur Strukturierung/Moderation einer Sitzung eignet.Mir fehlt bei diesem Beispiel allerdings der «Fokus». Meiner Erfahrung nach hilft es, die MindMap per «Filter» auf den aktuell behandelten Punkt/Hauptpunkt zu beschränken. Dadurch sind alle bei der aktuellen Diskussion/Information und lesen nicht nochmal das bereits gehörte oder das noch kommende.Und by the way: Sehr guter erster Versuch für einen Screencast.

  • Sven Hahn sagt:

    Hallo,sehr guter Beitrag, vielen Dank! Mich würde unter dem Hintergrund der Zeitersparnis noch speziell interessieren, welche Erfahrungen Sie bei der (nachhaltigen) Protokollierung von Entscheidungen und offenen Punkten gemacht haben. Diese weitere Aktivitäten erforderlichen Punkte werden zum Einen diskutiert und somit protokolliert – und zum Anderen am Ende eines klassischen Protokolls bestenfalls übersichtlich noch einmal zusammengefasst. Wie gehen Sie hierbei vor? Gibt es entsprechende Unterstützung durch MindManager?Viele Grüße,Sven Hahn

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